雑務につぐ雑務。

職場に来て少し経ちますが、雑務というものが多いですね。
勤務時間の３〜４割は雑務じゃないでしょうか。

ここで私が言う雑務は、書類の記入や出張の申請・清算などです。

• なぜこんなに雑務なのか？

　とかく多い雑務ですが、大部分は申請や手続きの書類記入です。ほとんどはＰＣからできます。とはいえ、何をするにも申請やら登録やら面倒だ。でも登録しないと何もできない。実験室にも入れない。なぜこんなに多いのか？

　１つはセキュリティの問題ですね。関係ないやつは入れないようにしないと情報漏洩の危険がありますから。確かにまだ世の中に出てない技術を開発するので、守らないといけません。登録者以外は入ったらダメよ、と。

　もうひとつは会社が大きいからですね。人が多いと管理も大変。システム化されていきます。システムを使おうと思えば、最初に登録しないとね。

• ってことなんだけど、システム化し過ぎじゃない？

　登録しないと何もできないってほどシステム化する必要はあるのか。人が多くなる→把握できない→管理が必要→管理部門ができる、という流れはわかる。しかし、そっからおかしくなるんじゃないか。管理部門働く→効率性を重視してシステムを導入→システムの運用が目的になる←ココ。

　システムを導入する目的は、効率的に管理するため。それは当初、生産性を上げるためだったはず。しかし、システムを導入してしまうとその運用が目的化してしまう。そして、人や部門が多ければ多いほどシステムは大規模に、かつ、複雑化していく。おかげで登録だの申請だの本来の業務とは離れたところに時間を割かれる羽目になる。生産性は減少しますよね。

• 対策を考えてみる

　システムがでかくなり、それに振り回されるのはなぜか？
　人が多いこと、規模が多いことが原因かも。例えば社員10人の会社で複雑なシステムなんていらないでしょ。お互い顔見知りだからセキュリティチェックも省ける部分が多い。ということは、書類の処理が多いのは一種の大企業病ってやつですね。

　ということで対策。規模を小さくすればセキュリティやシステムが省力化でき、少しは雑務も減るだろう。それに関係ないメールが大量に届くことも無くなるかもしれない。

　ところが規模を小さくするというのは難しい。一度できた部門は削れないし、人も減らせない。小さいユニットに分割するというのも手だが、それはそれでスケールメリットを失う気もする。

• 対策はこれだ

　システムの見直しというか管理部門を減らす。彼らが仕事をすると書類の記入が増えるからだ。ギリギリまで減らして、管理するのを重要項目だけに絞るという作戦。
　もうひとつが、でっかくなってしまうとどうしようもないので、適度なサイズを考える。というよりも、書類の申請、登録がいやならば中規模か小規模の企業を選ぶ。ただその際は、自分の負担が増え、他の仕事がふえるかもしれないけども...。

• まとめ

雑務という名の書類整理や記入が多いのは大企業だとしかたないかもしれん。
ただ管理部門は本来の目的を忘れないでほしい。

ちなみに私は書類の記入や申請はそんなにキライではないww